Případová studie – POLYPRESS

Na otázky týkající se zkušeností s automatizací předtiskové přípravy odpovídal Richard Šmíd z vedení společnosti POLYPRESS, s.r.o.

Jak byste charakterizovali vaši společnost?

Máme 4 produkční tiskové stroje a velkoformátový tisk. Specializujeme se na velké množství malých zakázek. Zákazníci jsou firmy, koncoví klienti a velké množství reklamních agentur.  87 % zakázek je přes on-line kalkulátor, který vyvíjíme už 7 let.

Jak veliká je firma a jaké jsou základní procesy zpracování tiskové zakázky?

Máme 11 zaměstnanců + brigádníky na knihařské práce. Denně zpracujeme průměrně 35 zakázek a cca 45 zpracovávaných souborů. Obrat tiskárny je cca 19 mil. Kč/ rok, z toho asi 12 mil. Kč je realizováno v digitální tisku. Po instalaci Enfocus Switch jdou téměř všechna data z různých zdrojů (e-mail, FTP, úložiště) k jediné pracovnici, která dohlíží na kontrolu, opravu a posun v systému směrem k různým tiskovým strojům. Pouze data pro kooperace např. ofsetového tisku jsou předávána produkčním.

Kdy a proč jste poprvé začali uvažovat o automatizaci?

V extrémních situacích, kdy denně přicházelo třeba 60 zakázek a pracovník, na kontrole dat byl na dovolené nebo nemocný. O data se musel postarat někdo jiný, který v tom nebyl natolik zkušený nebo měl samozřejmě svojí práci. To byly stresové stavy, kdy zákazník nesměl nic poznat, ale my jsme hodně improvizovali. Následně s rostoucím počtem zakázek i zkušený pracovník trávil moc času otevíráním, kontrolou a případně opravováním souborů a byl pod neustálým tlakem z výroby, kde neměli žádné povědomí o stavu a dodání dat.

Jaké hlavní problémy jste potřebovali řešit?

Informovanost všech pracovníků v procesu o stavu dat, zrušení nenahraditelnosti, zrychlení a zkvalitnění toku dat, snížení reklamací. Neumím vyčíslit ušetřený čas na každé zakázce, neboť jejich složitost a kvalita dat jsou hodně odlišné, ale v průměru pracovník na příjmu a kontrole dat ušetří 35% svého času, který může věnovat běžné operativně. To je čas, který má navíc k dispozici výroba. Nemáme prakticky žádný problém s dodržováním termínů. Reklamace jsme snížili o 50 %, což je veliké číslo, ale místo dvou měsíčně jsme měli v poslední době pouze jednu J

Proč jste se rozhodli pro Enfocus Switch a jaká byla vaše očekávání?

Zvažovali jsme i další pracovníky. Pak jsme absolvovali semináře o Enfocus Switch a po asi 750ti doplňujících dotazech jsme přistoupili ke spolupráci. K rozhodujícím faktorům patří:

• obrovská variabilita a rozšiřitelnost systému, umožňující prakticky jakékoliv požadavky na průběh a kontrolu dat
• evidentní snaha dodavatele pochopit některé naše speciality a zakomponovat je do systému k naší spokojenosti
• on-line podpora při řešení abnormalit, neboť všichni víme, že kreativita zákazníků při tvorbě tiskových souborů nezná žádné předvídatelné hranice.

Samozřejmě jsme měli nejistotu, zda bude mít taková investice nějakou přijatelnou návratnost a jak na nové podmínky práce s daty budou reagovat odpovědní zaměstnanci. Myslím, že většina tiskařů uvažuje podobně jako já a při předložení ceny za Enfocus Switch bude mít tucet nápadů, jak peníze použít ve firmě jinak. Předkládané vyčíslení úspor dodavatelem se vždy zdá imaginární. Je to však na odpovědnosti a přístupu k nastavení všech parametrů systému přesně podle interních podmínek. Když se to nepodcení, tak se výsledek dostaví téměř okamžitě. Teprve až když jsme si všichni uvědomili, že Enfocus Switch nevyřeší 100 % problémů s tiskovými daty, ale zpříjemní a zrychlí práci s 98 %, přijali ho všichni za vlastní. Do té doby jsme dokola detailně řešili ta 2 %.

Jak byla náročná implementace?

Implementace probíhala bezproblémově ve spolupráci se společností GRAFIE CZ a provoz nebyl nijak omezen. Problémem byl vždy čas na naší straně, protože zaměstnanci musí plnit úkoly běžného dne a lovili jsme volné minuty pro konzultace. Všem, kteří se pro podobnou instalaci rozhodnou doporučuji věnovat čas analýze a vizi a vše si popsat tak, jak to budou ve finále chtít. Externí partner doporučí, ale všude jsou nějaká specifika, ať už technologická nebo personální. Čím lépe se ideální stav popíše, tím lehčí je implementace.

Co vám zavedení Enfocus Switch přineslo?

Vše, co jsme si slibovali a co jsem popsal v minulých otázkách. Pokud znovu shrnu to nejzákladnější, tak je to úspora času až o 40 %, snížení stresu mezi odděleními, zvýšení kvality, snížení nenahraditelnosti a reklamací. K starému způsobu zpracování dat už bychom se určitě nevraceli.

Jaká jsou další očekávání a plány?

Budeme pokračovat v automatizaci a to ve vyřazení dokumentů na tiskové archy ještě v rámci Enfocus Switch. RIPy tiskových strojů vyřazují celkem zdatně, ale prostředí je mnohdy anglické a zaučení operátora bez znalostí polygrafických operací je problém. Cílem je posílat vyřazená data do složek, aby je dál mohl zpracovávat i začínající operátor.

Přečtěte si zkušenosti dalších zákazníků

• Případová studie – PROPERUS, s.r.o.
• Případová studie – TYPODESIGN s.r.o.
• Případová studie – BOOM TISK s.r.o.